Como pode ser vantajoso utilizar o sistema Kanban em sua corretora de seguros

Entenda porque implementar o sistema de gestão de projetos Kanban em sua corretora de seguros pode trazer mais visibilidade e controle sobre o fluxo de trabalho. 

O Kanban, de forma reduzida e simplificada, é uma forma de situar e acompanhar o avanço de tarefas entre três etapas de trabalho (“Deve ser feito”, “Em andamento”, “Concluído”) por intermédio de um quadro e de cartões.

O quadro é formado por três colunas que representam as diferentes etapas do fluxo de trabalho e os cartões são responsáveis por carregar os dados sobre a tarefa (título ou número do pedido, subtarefas, funcionário responsável etc). Para manter as informações organizadas, há linhas que separam as tarefas.

Esse método foi empregado pela primeira vez para otimizar os processos de fabricação e entrega de pedidos da Toyota nos anos 40. Nesse período, era utilizado um quadro físico com cartões, ou sinais, de papel. 

Esses elementos são responsáveis pelo nome Kanban que, em japonês, significa “quadro visual” ou “quadro de sinais”.

Atualmente, existem plataformas que cumprem esse papel e oferecem um quadro virtual, editável e que pode ser personalizado para se adequar a qualquer ramo empresarial e você pode visualizar o kanban exemplos práticos para ter uma ideia de como incorporar em sua empresa.  

Conheça os benefícios do kanban e saiba como usá-lo a seu favor.

Como pode ser vantajoso utilizar o sistema Kanban em sua corretora de seguros

Imagem: Pixabay

Benefícios de incorporar o sistema Kanban em sua corretora de seguros

O maior mérito da gestão por cartões é permitir que se visualize o panorama geral do estado de um ou mais projetos ao mesmo tempo. 

Isso porque o quadro torna o fluxo de trabalho em algo visual, permitindo que atrasos, falhas e gargalos, assim como produtividade e boas práticas fiquem evidentes.

Outros benefícios que podemos destacar são:

  • Apresentação de visão geral e organizada dos projetos para todos os envolvidos;
  • Fornecimento de dados concretos sobre o desempenho de cada um dos corretores, ressaltando o que pode ser melhorado e o que deve ser mantido;
  • Permite que o número de trabalhos em progresso seja controlado a fim de evitar sobrecarga e gargalos.

Exemplo do uso do Kanban

Imagine que, ao visualizar o quadro, você nota que muitos cartões estão na fase “Em andamento” e uma parcela pequena está na coluna “Concluído”. 

Essa imagem indica que há algum obstáculo impedindo que tais tarefas fluam para as próximas etapas. Ou seja, há um gargalo cuja causa, geralmente, pode ser encontrada ao analisar o próprio quadro Kanban em sua corretora de seguros.

Ao ler o conteúdo dos cartões, você descobriu que muitos deles estavam sob a responsabilidade de um único corretor.

O motivo do gargalo foi a delegação de tarefas deficiente, algo facilmente evitado ao se estabelecer um limite de trabalhos em progresso ou ao delegar tarefas de forma equilibrada — duas ações possíveis por meio de um software Kanban. 

Trouxemos um exemplo de problema simples mas que, sem uma visão transparente do fluxo de trabalho como um todo, poderia ser notado apenas quando os clientes começassem a reclamar de atrasos nos atendimentos, prejudicando a imagem da corretora.

Como implementar o sistema Kanban em corretoras de seguros?

O sucesso de utilizar o método Kanban em sua corretora de seguros depende da participação e atualização dos dados por parte dos funcionários a fim de fornecer uma visão condizente do andamento das tarefas.

Afinal, são eles que transferirão as atividades de uma coluna para a outra, devendo fazê-lo conforme o fluxo de trabalho avança.

Por isso, conversar com a equipe de forma transparente e explicar a eles os benefícios de colocar em prática a gestão de projetos Kanban é fundamental.

Para tanto, recomendamos que seja promovida uma reunião para apresentar o método, a plataforma escolhida para empregar o sistema e como ele pode ser positivo para a dinâmica de trabalho. 

Uma vez implementado, ofereça suporte para todos, desde os líderes de equipe até os integrantes. 

Embora seja possível executar o método manualmente, por meio de um quadro branco e notas autoadesivas, a forma mais prática e vantajosa de incorporar o Kanban em sua corretora de seguros é através de um software Kanban.

A Kanbanize é uma das ferramentas disponíveis no mercado e costuma ser destacada por permitir a personalização do layout do quadro, assim como ser fácil de utilizar.

O software possibilita que o gestor limite o número de tarefas, linhas e até coluna por funcionário, possui diferentes tipos e modelos de cartões, além de outros recursos que facilitam a adaptação do sistema. 

Manter os corretores engajados é essencial, pois os resultados do Kanban em sua corretora de seguros irão aparecer apenas quando todos se comprometerem e entenderem as vantagens do método.

VOCÊ TAMBÉM VAI GOSTAR DE LER:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *