Conhecer quais são os problemas comuns durante uma videoconferência ajudará a evitar que as situações ocorram.
Se já participou de uma reunião por vídeo, deve ter vivenciado algumas situações que impactam no encontro. Pesquisas apontam que reuniões online constantes podem gerar fadiga, porém, sem tomar os cuidados certos, esse estresse pode ser pior.
Existem problemas comuns durante uma videoconferência que poderiam ser facilmente evitados tomando alguns cuidados. É claro que nem tudo é possível prever, mas é possível tomar algumas atitudes preventivas.
Conheça quais são esses problemas e como fugir deles.
1. Ter um app que não funciona
Para que possa fazer a videoconferência web é comum utilizar um app para isso ou software que permita o encontro virtual.
O problema é que nem todos possuem uma boa qualidade e recursos que funcionam. Isso pode impactar o tempo todo com quedas, corte de sinal, delay de transmissão e outros.
Para evitar esses problemas comuns durante uma videoconferência é preciso escolher com cuidado a plataforma usada. O Teams, por exemplo, é uma boa opção para sua videoconferência web, pois garante uma boa qualidade na transmissão com a função QoS de Qualidade de Serviço e oferece uma série de recursos, estando entre os mais utilizados no ramo corporativo pelo fato de ser seguro, permitir bloquear participantes indesejados, ter chat como opção de comunicação em tempo real com os participantes também, etc.
Quando você opta por um app mais recente no mercado que não é muito utilizado ainda pelas empresas, corre o risco de ter mais problemas.
2. Apostar em uma tecnologia que as pessoas não sabem usar
A tecnologia usada precisa ser simples, todos devem conseguir usar sem dificuldade. Para isso é preciso recorrer a softwares conhecidos e intuitivos.
Não adianta optar por algo revolucionário no qual as pessoas mal conseguirão entrar na reunião. Uma tecnologia complexa vai gerar bastante desconforto e fazer com que os recursos disponíveis nem sejam usados.
A reunião vai levar muito tempo, pois muito dele será dedicado a ensinar como fazer, por exemplo, para compartilhar uma tela.
3. Internet que trava
Um dos problemas comuns durante uma videoconferência é a imagem cortando e áudio falhando por conta da internet.
Essa é uma situação que pode ser resolvida, mas precisa ser trabalhada antes da reunião começar. É preciso ter uma velocidade adequada da internet para que possa trabalhar com ela e participar de conversas com vídeo.
A primeira coisa a fazer é adequar a velocidade contratada junto a operadora. Além disso, antes de começar, faça testes para garantir que está tudo bem.
Se não tiver opção e somente a internet móvel à disposição, é preciso ter atenção. Garanta que ela está funcionando no 4G, caso contrário, terá muitos problemas de corte.
4. Pessoas falando ao mesmo tempo
Quando todo mundo começa a falar junto vira uma bagunça e ninguém mais se entende. Até que tudo volte ao normal pode levar algum tempo.
Para evitar esses problemas comuns durante uma videoconferência é preciso ter um mediador. É preciso estabelecer regras para que cada um possa falar de forma ordenada.
Além disso, existem softwares de videoconferência que permitem que o mediador mute os participantes. Dessa forma, o áudio só será ouvido quando for liberado.
5. Retorno de áudio
O retorno do áudio é algo muito incômodo e pode causar dificuldade de compressão. Esse é um dos problemas comuns durante uma videoconferência mais fáceis de resolver, só precisa de atenção.
Uma forma de evitar o retorno da voz é usando um fone de ouvido com um microfone, assim o som ambiente não dá retorno. Outra possibilidade é deixar o seu áudio mutado e só abrir o microfone quando precisar falar. É claro que a caixa de som deve estar baixa nesse momento.
6. Atraso é um os problemas comuns durante uma videoconferência
Uma videoconferência não deveria atrasar, afinal, as pessoas não ficarão presas no trânsito ou no meio do caminho. Entretanto, isso ocorre frequentemente e acaba sendo desagradável.
Para evitar esse tipo de situação, entre na sala de reunião com alguns minutos de antecedência, principalmente se for o intermediador. Em alguns softwares, para que seja iniciada a reunião é preciso que o mediador libere.
Havendo atraso, as pessoas podem ficar confusas se é um problema técnico ou apenas um atraso.
7. Distrações diversas
Uma coisa que pode tirar o foco de qualquer participante são as distrações. Elas podem estar tanto junto de quem está assistindo a videoconferência quanto de quem está transmitindo.
Celular, animais de estimação e até mesmo crianças podem ser um problema. Eles tiram o foco e podem interromper. É preciso manter as distrações longe para que não causem problemas.
Esses problemas comuns durante uma videoconferência podem ser facilmente revertidos. É preciso que os participantes e organizadores tenham atenção às ferramentas usadas e às atitudes adotadas.